Het is erg belangrijk dat je vertrouwelijke documenten die je niet meer gebruikt op de juiste manier laat vernietigen. Je hebt in dit geval namelijk te maken met de AVG privacywet. Dit geldt zowel voor kleine ondernemingen en grote bedrijven als voor verenigingen en ZZP’ers. Onder deze wet moeten onder andere persoonsgegevens van klanten en leden vertrouwelijk vernietigd worden. Hoe pak je dit precies aan?
Waarom vertrouwelijke documenten vernietigen?
De AVG heeft als doel om persoonsgegevens te beschermen. Hier is de persoon of het bedrijf dat de gegevens verzamelt verantwoordelijk voor. In het geval van papieren dossiers, zoals de papieren post van je eenmanszaak of de papieren administratie van jouw vereniging, moeten de documenten vernietigd worden volgens de richtlijnen van de AVG. Onder vertrouwelijke documenten vallen zowel de papieren documenten waar persoonsgegevens op staan als vertrouwelijke documenten van jouw organisatie zelf.
Bekijk ook deze 4 tips om veilig om te gaan met klantgegevens.
Je moet documenten vernietigen wanneer de bewaartermijn van een papieren dossier of document is verlopen. De bewaartermijnen voor verschillende documenten lopen erg uiteen. Een CV moet bijvoorbeeld binnen 4 weken worden vernietigd, terwijl een wijziging in een arbeidsovereenkomst 2 jaar bewaard mag blijven. Ook kan het zijn dat een klant zelf vraagt om persoonsgegevens te verwijderen. In dit geval is het belangrijk om er op te letten dat sommige documenten een minimale bewaartermijn hebben. In dit geval kun je niet direct alles vernietigen omdat de klant daarom vraagt.
Vertrouwelijke documenten door de papierversnipperaar
Er zijn twee manieren om vertrouwelijke documenten die je niet meer gebruikt te vernietigen: met de papierversnipperaar of door dit uit te besteden aan een betrouwbaar vernietigingsbedrijf. Kies in het geval van een papierversnipperaar voor een vernietiger met ten minste veiligheidsklassen DIN P-3. Deze versnippert het papier in plaats van dat er stroken van gemaakt worden.
Vertrouwelijke documenten laten vernietigen
Het valt aan te raden om jouw vertrouwelijke documenten te laten vernietigen door een gecertificeerd bedrijf, bijvoorbeeld een bedrijf dat gespecialiseerd is in bedrijfsafval ophalen en daarnaast een specialisatie heeft in het vernietigen van vertrouwelijke papieren. Hierdoor weet je zeker dat deze documenten op de juiste manier vernietigd worden. Laat jouw vertrouwelijk papier ophalen, zodat de documenten veilig en snel worden vernietigd. In dit geval gooi je jouw belangrijke papieren in extra beveiligde container voor vertrouwelijke documenten, die door middel van een speciaal veiligheidsslot goed beveiligd zijn. Vervolgens wordt deze container op de gewenste dagen geleegd, zodat je zelf geen omkijken meer hebt naar het vernietigen van vertrouwelijke papieren.
