Elke ondernemer heeft het helaas wel eens meegemaakt: een klant die niet op tijd betaalt. Hoe los je dit nu het beste op? De eerste stap is vaak het sturen van een betalingsherinnering. Hiermee kun je de klant er op een vriendelijke manier van op de hoogte stellen dat hij nog niet heeft betaald. Vaak wordt de openstaande factuur na het sturen van zo’n betalingsherinnering alsnog betaald.
Wat staat er in een betalingsherinnering?
Wellicht vraag je je af hoe je zo’n betalingsherinnering maakt en wat er precies in moet staan. Je kunt online gemakkelijk een betalingsherinnering voorbeeld vinden. Het doel van een herinnering is om de debiteur er van op de hoogte te stellen dat er een openstaande factuur is en te zorgen dat deze zo spoedig mogelijk wordt betaald. Deze herinnering heeft altijd een vriendelijke toon, omdat het altijd kan gebeuren dat het een onschuldige reden heeft. De klant kan bijvoorbeeld zijn vergeten te betalen, of het kan gebeuren dat het overmaken is vertraagd.
Om deze reden wordt het ook aangeraden om het openstaande bedrag niet expliciet te vermelden in de herinnering. Dit kan natuurlijk wel als jij dat fijner vindt of als je het gevoel hebt dat het geen onschuldige reden heeft. Verder zijn er nog een aantal andere zaken die je kunt vermelden in de herinnering. Dit zijn onder andere de naam van de debiteur, de vermelding dat het bedrag nog niet is betaald, een verwijzing naar de factuur, de rekening naar waar het bedrag moet worden overgemaakt en een concrete betaaltermijn.
Voordat je jouw eerste betalingsherinnering verstuurt, kun je ook meerdere versies van een betalingsherinnering voorbeeld maken en deze testen.
Formeel of informeel?
Afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt, of je juist verschillende soorten klanten hebt, kun je twee versies van je betalingsherinnering vinden: een formele en een informele betalingsherinnering. Ook van deze vormen kun je online een betalingsherinnering voorbeeld vinden.
In een formele herinnering zul je waarschijnlijk met een wat nettere, meer zakelijke toon tegen de klant praten dan wanneer de klant een kennis van je is. Wanneer je de herinnering aanpast op de klant, zul je meer kans hebben dat deze klant de openstaande factuur direct betaald.
Wat als er nog steeds niet betaald is?
Het kan helaas voorkomen dat de factuur nog steeds niet wordt betaald na het versturen van een betalingsherinnering. Je kunt er dan voor kiezen om nog een betalingsherinnering te versturen. Echter kan het frustrerend zijn wanneer je een aantal herinneringen hebt verstuurd en de factuur nog steeds niet is betaald. In dit geval kun je een incassobureau inschakelen dat ervoor gaat zorgen dat de factuur wordt betaald.
Het incassobureau begint met het versturen van één of meerdere brieven aan de debiteur. Meestal wordt de factuur dan betaald, maar het kan voorkomen dat dit nog steeds niet gebeurt. Het incassobureau gaat dan over op dagvaarding, waarbij een deurwaarder of advocaat worden ingeschakeld.
