Als je bedrijf groeit, ontkom je er niet aan dat je op een gegeven moment uit je vastgoedjasje barst. Dan kun je een paar dingen doen. Je kunt de groei stopzetten (geen optie natuurlijk). Misschien wordt het tijd om op zoek te gaan naar een andere kantoorruimte (kostbaar en tijdrovend). Of je gaat de spullen die op kantoor niet nodig zijn onderbrengen in een externe opslag. Dozen vol archief van de afgelopen jaren. De kerstversiering. Stands en promotiemateriaal. Overbodig meubilair. Het zijn allemaal spullen die je hooguit een paar keer per jaar nodig hebt. Weg ermee! Maar hoe zorg je ervoor dat deze spullen veilig opgeslagen staan?
Voorkom dat je archief door het plafond zakt
Ook als je nog ergens een kamertje over hebt voor de opslag van je archief en voorraden, is het goed om eens stil te staan bij die veiligheid. Zeker wanneer dit kamertje zich op een verdieping bevindt. Je moet dan namelijk rekening houden met de maximale belasting van de vloer op die verdieping. Dat verschilt nogal per pand, maar meestal is dat een paarhonderd kilo per vierkante meter. En daar zit je sneller aan dan je denkt.
Een standaard verhuisdoos gevuld met papier weeg al snel 20 à 25 kilo. Zet er vier bij elkaar en je hebt een belasting van 100 kilo per vierkante meter. Met vijf a zes lagen zit je dan al aan een gewicht dat in veel gebouwen boven de maximale belasting uitkomt.
Goed inpakken en plannen
Als je midden in een verbouwing of verhuizing zit, of je hebt gewoon te weinig ruimte over op kantoor, wil je de spullen die in de weg staan waarschijnlijk zo snel mogelijk opgeruimd hebben. Toch is het verstandig om je tijd te nemen. Maak een goede inventaris van de spullen die richting opslag gaan. Daarmee spaar je een hoop tijd uit als je straks die ene doos met het archief van 1997 weer nodig hebt. Het belangrijkste is natuurlijk om kwetsbare spullen goed in te pakken. Als je bijvoorbeeld stand materiaal of meubilair opslaat, zorg je er daarmee voor dat ze ook ná de opslag nog te gebruiken zijn.
Het grootste veiligheidsrisico? Medehuurders!
In de zoektocht naar opslagruimte wordt meestal met van alles en nog wat rekening gehouden. Luchtvochtigheid. Brandalarm. Inbraakbeveiliging voor indringers van buitenaf. Maar het grootste gevaar komt van binnenuit.
Huur je een eigen box om je spullen op te slaan, dan krijg je meestal je eigen toegangskaart of -sleutel waarmee je het gebouw in kunt. Net als je mede huurders. Op een beetje opslaglocatie zijn dat er al snel een paar honderd. En die andere huurders zijn niet allemaal zo netjes opgevoed als jij.
De nadelen van containeropslag
Tegenwoordig kun je er ook voor kiezen om een opslagcontainer te laten bezorgen, die je vervolgens zelf kunt inladen. Dat scheelt je weer heen en weer rijden naar de opslaglocatie, want de box komt gewoon naar jou toe. Een nadeel is dat het in een container is het goed vastzetten van de spullen ook lastiger dan in een verhuiswagen. Niet ideaal dus als de container daarna nog verplaatst wordt.
Conclusie: welke optie past het beste?
Hopelijk heb je na dit artikel een beter idee van de veiligheidsrisico’s bij het huren van externe opslag en weet je waar je rekening mee moet houden. En heb je op de tweede verdieping een kamer vol met zware dozen archief? Misschien is het dan een goed idee om eens te controleren of de vloer daar niet op instorten staat.
