Nu het mooie weer zich heeft laten zien in Nederland, hopen we natuurlijk dat het voorlopig zonnig blijft. We willen weer lekker naar buiten kunnen gaan. Een boek lezen op het balkon of in de tuin geeft al een gevoel van vrijheid, na de koude winterdagen binnenshuis te hebben doorgebracht. Nu is de tijd voor terrasjes, markten, braderieën en allerlei festivals aangebroken.
Als je zelf een festival wilt organiseren, komt daar enorm veel bij kijken. Je hebt waarschijnlijk allerlei vergunningen nodig, een geschikte locatie, kramen of tenten moeten gehuurd worden, uitnodigingen en persberichten moeten de deur uit en er wordt voor entertainment gezorgd. Maar hoe zit het met het beveiligen van je evenement? Op een dag waarop veel mensen eropuit trekken en bij elkaar samenkomen, moet de veiligheid van iedereen gewaarborgd worden. Wat te doen bij brand, ongevallen en paniek? Welke materialen kunnen gebruikt worden? Wie doet de beveiliging van de bezoekers?
Wie doet wat?
Een bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in evenementenbeveiliging heeft als taak om het evenement in de hand te houden. Het kan dan gaan om een festival, feest, maar ook om een voetbalwedstrijd en andere evenementen waarbij onder andere alcohol in het spel is en ruzies uit de hand kunnen lopen. De werkzaamheden en het type publiek verschillen per evenement. Bij een zakelijke beurs kun je rekenen op heel andere bezoekers dan bij een houseparty. Cafébezoekers en voetbalsupporters zijn ook niet te vergelijken met bezoekers van een marathonloop of van een trouwbeurs. Dit verschillende publiek vraagt enige extra kennis van de evenementenbeveiliger. Hij kan met verschillende situaties en verschillende mensen geconfronteerd worden. Mensenkennis is nodig. Er is een speciale beroepsopleiding voor. En deze vorm van beveiliging heeft zelfs een eigen CAO. De evenementenbeveiligingsbedrijven hebben een eigen branchevereniging, de Vereniging van Beveiligingsorganisaties voor Evenementen.
Er zijn diverse beveiligingsbedrijven die zich gespecialiseerd hebben in het beveiligen van personen tijdens evenementen. Neem contact met het bedrijf op om te zien wat voor jouw festival nodig is. Daarnaast kun je bij verschillende bedrijven een offerte opvragen, om prijzen te vergelijken.
(foto: http://www.bano-security.nl)
Wanneer je wat veiligheid betreft een checklist gaat maken, kun je daar voor en tijdens het evenement op aankruisen of onderdelen in orde, niet geheel in orde, niet in orde of niet van toepassing zijn. Daar achter kun je een ruimte open laten voor opmerkingen of zaken die tijdens een evaluatie aandacht nodig hebben.
Wat komt er op je checklist?
| Soort evenement + locatie | Opstellingsplan voor stoelen/rijen (vrije loopruimte, lengte van rijen), vastzetten van stoelen en/of tafels | ||
| Soort publiek en te verwachten bezoekersaantal | Kramen en podia van onbrandbaar materiaal met eventueel hout met minimale dikte van 3,5 mm | ||
| Evenementenbeveiliger (bedrijf) | Afval en asbakken: veilige opbergruimte, niet brandbare bakken en dito deksels erop | ||
| Afspraken overige verantwoordelijkheden (wie doet wat?) | Goedgekeurde elektra door vakman laten aanleggen | ||
| Toestemming/vergunningen | (koolzuur)gasflessen verankeren zodat ze niet vallen of verschuiven | ||
| Contracten leveranciers/deelnemers (met veiligheidsaspecten erin opgenomen) | Bij open vuur (kaarsen, flamberen) veiligheidsmaatregelen treffen wbt bevestiging en brandbare objecten/versieringen | ||
| Duidelijke plattegrond met veiligheidsvoorzieningen (blussers/water/vluchtroutes/EHBO-post) | EHBO/BHV en brandwacht regelen, EHBO-post herkenbaar met voldoende materiaal | ||
| Genoeg en ruime vluchtwegen, nooduitgangen vrij houden | Bijzondere/andere risico’s dan genoemd? | ||
| Versieringen en stofferingen (hoog genoeg, brandvertragend), geen losse kabels, tapijten, geen brandbaar gas in ballonnen |  |
Tot slot zorgen voor mooi weer, gezellige gasten en een goede sfeer |
______________________________________________________________________________
Welke onderdelen horen thuis in een onmisbare checklist voor het beveiligen van je evenement?
Welk bedrijf heb je hiervoor ingeschakeld? Zijn alle afspraken duidelijk, net als de contactpersoon? Hoe wordt er gecommuniceerd tijdens het evenement?
Weet iedereen wat hij moet doen? Is het aan te tonen dat iedereen op zijn verantwoordelijkheden is gewezen? Denk hierbij aan een bijeenkomst, aftekenlijst en een herinneringsmail met leesbevestiging.
In de gebruiksvergunning van de locatie staat vermeld dat er evenementen mogen worden gehouden. Zo niet, dan is er een vergunning van de gemeente vereist. Die is dan ook via de gemeente aan te vragen en te verkrijgen. Het kan zijn dat een andere partij toestemming moet geven, bijvoorbeeld de gebouwbeheerder.
Er wordt in leveranciers- en deelnemersovereenkomsten gewezen op wat de veiligheidsaspecten zijn.
Op de plattegrond moeten de veiligheidsvoorzieningen terug te vinden zijn. Brandkranen en bluswaterwinplaatsen moeten bereikbaar zijn voor blusvoertuigen. Voor alle hulpdiensten is het belangrijk dat er rondom het terrein minimaal 3,5e meter wordt vrijgehouden en doorgangen een minimale hoogte van 4 meter hebben. Afzettingen en hekwerken moeten eenvoudig en snel verwijderd kunnen worden. Locaties met beplanting en waar wordt geparkeerd, producten worden geladen en gelost of afval wordt gestort mogen bij calamiteiten de hulpdiensten niet belemmeren.
Er dienen voldoende nooduitgangen te zijn, berekend op het maximum aantal bezoekers. De uitgang is minimaal 60 centimeter breed en minimaal 2 meter hoog. Er moet er voldoende ruimte aan de buitenzijde van een (nood)uitgang zijn en hij moet vrij van obstakels zijn, zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant. Worden er tijdens het evenement rookmachines gebruikt? De rookvorming hiervan mag een snelle ontruiming niet hinderen.
Versiering mag niet gemakkelijk ontvlambaar zijn (brandvertragende middelen minimaal 24 uur voor de start van het evenement aanbrengen) en moet op minimaal 2,5e meter boven de vloer hangen. Doeken en gordijnen moeten 10 centimeter boven de vloer hangen. Wanneer ze bij een in/uitgang of nooddeur hangen, mogen ze het openen van de doorgang niet belemmeren en eventueel draaien ze met de deur mee. Horizontale versiering moet onderspannen worden met metaaldraad (om de 35 centimeter). Bij meerdere metalen draden met een net-achtige structuur is de onderlinge afstand van de gaten (mazen) maximaal 70 centimeter.
Ballonnen mogen niet met een brandbaar gas gevuld zijn. Versieringen en bekleding kunnen beter niet in de buurt van warmte en hitteafgevende apparaten hangen.
Zorg ervoor dat vloerbedekking niet kan omkrullen, oprollen of verschuiven zodat struikelen, uitglijden of vallen voorkomen kan worden. Door snoeren en kabels op de vloer vast te plakken met brede tape voorkom je deze ongevallen ook.
Er zijn veel voorwaarden aan het plaatsen van stoelen en rijen stoelen. Tussen rijen is een loopruimte van 40 centimeter breed nodig. Bij gedrang zouden ze niet mogen omvallen of verschuiven. Aan de grond koppelen (stadion) of aan elkaar bevestigen is gewenst. Een rij stoelen die maar aan één kant te verlaten is, mag maximaal 8 stoelen bevatten, bij twee zijden te verlaten 16. Wanneer de loopruimte meer dan 45 centimeter is, mag de rij 32 stoelen bevatten.
Er mogen 50 zitplaatsen in een rij zijn wanneer de loopruimte meer dan 45 centimeter is én beide uitgangen van een rij een pad of uitgang van minimaal 110 centimeter is.
Voor de inrichting van een ruimte moet je rekenen op 0,25 m² voor elke persoon die staat, 0,30 m² voor elke persoon die op een vaste stoel zit en 0,50 m² voor een mogelijk omvallende of verschuivende stoel. Als de ruimte per persoon kleiner is dan 0,50 m², dan dienen aanwezige stoelen en dergelijke, tijdens gedrang niet te kunnen omvallen of verschuiven.
Er mogen alleen onbrandbare materialen gebruikt worden voor het bouwen van een podium, marktkraam of stand, gecombineerd met hout (spaanplaat, triplex, multiplex, hardboard) van minimaal 3,5 mm dik.
Afvalbakken of containers staan op veilige plekken, zijn goed afsluitbaar en gemaakt van moeilijk brandbaar materiaal. Ook papierbakken en asbakken zijn van onbrandbaar materiaal. Asbakken dienen met regelmaat geleegd te worden. Dit kan in afsluitbare asverzamelaars, ook weer van onbrandbaar materiaal. Een asverzamelaar wordt geleegd in container of vat met deksel, alles van onbrandbaar materiaal.
Alleen een vakbekwaam persoon legt de elektrische voorzieningen aan. Daarbij worden alleen goedgekeurde installaties en apparaten gebruikt (CE-gemarkeerd).
Wanneer er gasflessen worden gebruikt en opgeslagen (ook koolzuurgasflessen), moeten deze vast staan, zodat ze niet kunnen omvallen of verschuiven.
Hoewel dit item pas op nummer 13 aan bod komt, is open vuur een behoorlijk risico op zich. Zorg dat kaarsen op een stabiele en onbrandbare standaard zijn vastgezet, aan de muur of wand bevestigd zijn of op een ruime tafel geplaatst zijn.
Is er sprake van open vuur bij kookactiviteiten, zoals flamberen, dan mogen er geen versieringen aanwezig zijn. Flamberen mag overigens alleen worden gedaan door personeel dat daarvoor is opgeleid.
Zorg dat er voldoende brandwachten en BHV-ers/EHBO-ers aanwezig zijn. Dat betekent dat er ook een duidelijk herkenbare EHBO-post moet zijn, met voldoende EHBO-middelen. Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar de locatie waar de EHBO-post zich bevindt.
Zijn er voor je evenement nog andere, bijzondere risico’s die niet hierboven beschreven worden? Het zou bijvoorbeeld kunnen gaan om de aanwezigheid van water, sloten enzovoorts. Neem deze risico’s op in je checklist, om de veiligheid en beveiliging van je evenement te waarborgen.
Dan blijft er niet veel anders over dan mooi weer te bestellen, gezellige gasten uit te nodigen en er een fantastisch evenement van te maken. Vink dat ook maar af op je checklist!